Umweltbundesamt: Wissen, wie's geht – Wissen, wo's steht
Die IT-Abteilungen im Umweltbundesamt teilen ihr Know-how
Was als einfache Idee seinen Anfang nahm, entwickelte sich binnen kürzester Zeit zu einem Hit. Die vier im Programmbereich Daten & Diagnosen beheimateten IT-Abteilungen im Umweltbundesamt suchten nach einer Möglichkeit, ihr umfassendes Know how zu teilen und in den abteilungsübergreifenden Projekten noch besser zusammenzuarbeiten. Ein Wiki aufbauen? Oder doch etwas anderes? Schließlich wurde man bei Microsoft fündig. Der Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) erwies sich als zielführend. Zunächst als Testballon gestartet, wurde mit tatkräftiger Unterstützung der mii ag rasch ein nicht mehr wegzudenkender „Science Park“.
Große Sprünge beginnen oft mit kleinen Schritten. In den IT-Abteilungen im Umweltbundesamt reifte in den letzten Jahren der Wunsch das vielfältige Wissen einander zugänglicher zu machen und gemeinsame Projekte über eine Plattform zu koordinieren und zu dokumentieren. Gerhard Eber Stv. Abteilungsleiter Betrieb & Helpdesk und Projektleiter, erzählt: „Wikis haben sich angeboten. Wir haben aber sehr bald herausgefunden, dass der SharePoint Server weit mehr kann. Dieses geeignete Collaboration-Tool kam uns sehr gelegen.“ Einfach all die unschätzbaren Know-how-Nuggets strukturiert sammeln, die üblicherweise in IT-Abteilungen verteilt umherschwirren. Er eignet sich aber genauso gut für das Abhalten von Ad-hoc-Kollaboration. Meetings lassen sich planen, ihr Verlauf und ihre Geschichte werden nachvollziehbar. Kurzum: der Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) stellt das gesuchte Werkzeug für Kollaboration und gleichzeitig Dokumentation und Informationsdatenbank dar.
„Pilot“ war ein Senkrechtstarter
Der „Pilot“ hatte schon nach kürzester Zeit zu fliegen begonnen, weil er unerwartet gut angenommen wurde. Als hätten alle auf dieses Projekt gewartet. Vor allem stand inzwischen die finale Version des SharePoint Server zur Verfügung, und es war klar, dass die wertvollen Inhalte, Dokumente und Workflows übernommen und gleichzeitig auch neu strukturiert werden sollten.
Markus Schneebeck und Stefan Bauer wurden auf Seiten der mii mit der Aufgabe betraut. „Sie haben viele Dinge ins Rollen gebracht“, ist Gerhard Eber zufrieden. Zunächst waren sie wesentlich beteiligt an der Entwicklung der neuen Struktur. Wie bewahrt man Informationen so auf, dass sie auch wieder gefunden werden? Wie organisiert man die Vergabe von Berechtigungen sinnvoll, ohne sich zu Tode zu administrieren? Wie gliedert und gestaltet man die Bereiche? Da öffneten die mii-Experten begeistert ihren Schatzkasten an Erfahrungen. Eber, selbst ein Profi, ist voll des Lobes: „Das war wirklich sehr gut, das Know-how bei mii!“ Die neue Struktur ist baumartig aufgebaut. „Content wird unten eingepflegt, Neues nach oben ohne administrativen Aufwand eingeblendet“, erläutert Eber.
Man muss sich zu helfen wissen
„Wir haben die Dokumente und Struktur des bestehenden Servers exportiert und gesichert“, schildert Stefan Bauer, der technische Projektleiter der mii ag, den Ablauf. Dann wurde die neu konzipierte Struktur implementiert, Templates und User-Interface angepasst, Listen und Dokumentenbibliotheken konfiguriert und die benötigten Workflows eingepflegt. Schließlich folgte der schwierigste Teil der zweistufigen Migration. Das fehlende Migrationstool ersetzten die mii-Mitarbeiter durch Improvisation, kreativen Einsatz der vorhandenen Mittel, und sie scheuten auch Umwege nicht. Beispielsweise wurden die vielfach in Listen abgelegten Informationen, z. B. über Passwörter , mit Hilfe von Excel übersiedelt, andere mit dem SharePoint Designer oder durch listigen Einsatz von Access, erinnert sich Bauer mit Stolz auf so manche kreative Lösung. Einfallsreichtum ist auch eine Stärke der IT-Spezialisten beim Umweltbundesamt. So richteten sie für die mii-Kollegen einen Remote Desktop Account ein. „Oft haben wir dann morgens festgestellt: die haben schon wieder nachts gearbeitet“, blickt Gerhard Eber amüsiert und erfreut zurück: „Das ist total positiv.“
Es allen Recht getan, das ist bekanntlich eine Kunst, die niemand kann. IT-Verantwortliche können davon ihr eigenes Lied singen. Umso erfreulicher daher, dass Gerhard Eber heute zufrieden feststellen kann: „Unser einstiger Pilot kommt sehr gut an! Noch dazu ohne Ausnahme bei allen vier IT-Abteilungen. Neben der bravourösen Bewältigung der Probleme, mit denen wir nicht gerechnet hatten, ist das mein ganz persönliches, absolutes Highlight: dass alle Bereiche das System schätzen und anwenden.“
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Der Kunde
Umweltbundesamt GmbH
Datum
12.12.2007
Technische Details
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Kontakt
welcome@mii.at
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