Erzdiözese Wien mit neuem Workflow

Für dieses Zentralstellen-System existiert jedoch kein gemeinsames Portal, über das sich die interne Zusammenarbeit als automatisiertes Prozessmanagement organisieren ließe. Vor allem anhand der rund 250 IT-Beschaffungsprojekte, die es pro Jahr abzuwickeln gilt, erkannte der CIO der Erzdiözese Wien Ing. Johann Heer den Entlastungsbedarf für sein IT-Team: „Bisher haben wir Bedarfsanforderung, Budgetgenehmigung und Beschaffung bei IT-Projekten über Tabellen verwaltet. Das funktioniert zwar, die Dokumentation in Zeilenkolonnen ist jedoch für 500 PC-Arbeitsplätze schon sehr unübersichtlich.“

Aufwändige Listenführung im IT-Beschaffungsmanagement
Vor allem die Wartung von Statusberichten und die interne Kommunikation im 18 Mitarbeiter starken IT-Team wurde immer zeitaufwändiger. Schließlich arbeiten verschiedene Teammitglieder an jedem einzelnen Beschaffungsvorgang mit. „Von einer testweisen Automatisierung des Prozessmanagements in diesem Arbeitsbereich erwarteten wir uns vor allem Aufschlüsse über das Zusammenspiel aus 2007 Microsoft Office System, Microsoft Office SharePoint Server 2007 & Microsoft Office InfoPath 2007 als Basis für unsere IT-Beschaffungs-Plattform. Das Pilotprojekt im Rahmen des Rapid Deployment Programms verschafft uns daher einen wertvollen Vorsprung für künftige Projekte mit diesen Werkzeugen“, so Heer.

Im Jänner startete die Planung für das IT-Pilotprojekt in der Erzdiözese. Die Entscheidung, die neue interne Beschaffungsplattform auf Basis von Microsoft Office SharePoint-Technologie zu entwickeln, war für Johann Heer aus struktureller wie ökonomischer Sicht logisch: „Wir kannten die Technologie, hatten Sie bisher jedoch nur als ‚Schwarzes Brett’ im Intranet, aber nicht für unsere Workflows genutzt. Dass der Einsatz der neuesten Softwaregeneration Microsoft Office SharePoint Server 2007 zusätzlich noch ökonomisch Sinn macht, weil wir ja bereits Inhaber der notwendigen Lizenzen waren, freute auch unsere Finanzkammer.“

Microsoft Office SharePoint Server 2007 & Microsoft Office InfoPath 2007 automatisieren IT-Beschaffung
Gerade in der Erzdiözese sind Investitionen – nicht nur im IT-Bereich – immer ein sensibles Thema, weil sie aus Kirchenbeiträgen finanziert werden. Heer: „Unsere Messlatte heißt daher – effizienter Mitteleinsatz und maximale Strukturverbesserung. Diese Kriterien erfüllt die Neuorganisation der IT-Beschaffung in der Erzdiözese auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 ideal.“ Eine Einschätzung, die Christian Fischer, der für Microsoft Gold Certified Partner mii ag die Neuentwicklung des Prozess-Managements in der Erzdiözese begleitet, nur unterstreichen kann. „Neben den Lizenzvorteilen profitiert der Kunde natürlich auch von der idealen Systemintegration des neuen Beschaffungsportals in die bestehende Microsoft Systemlandschaft. Der einmal eingeschlagene Weg in Richtung zukunftssicherer Technologie wird damit fortgesetzt.“ Mii ag entwickelte für die Erzdiözese eine Portalseite für IT-Beschaffungsvorgänge, die erstmalig einen automatisiert ablaufenden und jederzeit für alle transparenten IT-Beschaffungsprozess über Microsoft Office SharePoint-Technologie ermöglicht. Die Neugestaltung und Verwaltung der Bestellformulare wird von Microsoft Office InfoPath 2007 unterstützt.

Für das Prozess-Design konnte Fischer bereits auf die Erfahrung aus ähnlichen mii-Workflow-Referenzprojekten zurückgreifen: „Microsoft Office SharePoint Server 2007 dient in diesen Fällen als Plattform zur Visualisierung der IT Anträge und stellt die relevanten Informationen für die am Prozess beteiligten Mitarbeiter zur Verfügung.“ Damit werden automatisch überblicksartige Management-Funktionen wie etwa die Darstellung aller Anträge für Budgetfreigabe, alle Anträge für Wiedervorlage oder die Anzahl der Anträge pro Status abrufbar. Die Automation des internen Benachrichtigungsprozesses erklärt der mii-Projektmanagement-Experte so: „Nach Eingabe einer IT-Anforderung liegen alle Daten auf Microsoft Office SharePoint Server 2007. Danach wird das Microsoft Office InfoPath 2007-Formular per E-Mail an die nächste Person im Workflow weitergeroutet. Der Mitarbeiter wird benachrichtigt, dass er einen IT-Antrag zur fachlichen Prüfung erhalten hat. Über einen Link im E-Mail ruft er direkt das Formular auf, um seine Einträge vorzunehmen.“

Neue Workflows und Transparenz auf gemeinsamem Portal sparen 20 Minuten pro Antrag
Schon die ersten Auswertungen des Pilotprojekts über die Arbeit mit dem neuen System sprachen eine deutliche Sprache. Pro Antragsbearbeitung beträgt die Zeitersparnis 20 Minuten. Ing. Heer: „Bei 250 Anträgen pro Jahr heißt das, dass wir unsere Produktivität um 10 Manntage steigern werden.“ Das IT-Team der Erzdiözese stellte fest, dass die Datenaufbereitung nicht nur schneller erfolgt, sondern auch weniger fehleranfällig ist. Im alten Beschaffungssystem sei die Aktualisierung des Status immer erst nach dem nächstfolgenden Jour Fixe-Termin vollzogen worden, sagt Johann Heer: „Jetzt ist über Microsoft Office SharePoint Server 2007 die Verfügbarkeit der Status-Information jederzeit gewährleistet. Selbst Urlaubs- oder Krankenstandsvertretungen, die mit dem neuen System arbeiten, sind damit immer up to date.“

Die Lösung integriert sich voll in die bestehende Microsoft-Systemlandschaft und lässt die zukünftige Anbindung von weiteren Applikationen wie z.B. ERP-System oder Helpdesktool zu. Die Entwicklung des Helpdesktools wird Mii-Projektmanagement-Spezialist Christian Fischer noch 2006 starten: „Wenn wir diese nächste Projekt-Stufe beendet haben, wird der IT-Beschaffungsprozess lückenlos vom Antrag bis zum Abschluss der Installation beim Anwender abgedeckt.“ Zunächst gilt es jedoch noch die Pilotphase abzuschließen, in der aktuell drei Mitarbeiter aus dem IT-Team der Erzdiözese mit dem neuen Beschaffungsportal arbeiten. Parallel dazu ist noch das Altsystem im Einsatz, eine rückwirkende Nacherfassung der Altaufträge plant Ing. Heer mit dem Team der Erzdiözese nicht. Aber: „Spätestens mit Beginn des nächsten Jahres wollen wir den Vollbetrieb aufnehmen, wenn wir auch 2007 Microsoft Office System für alle 18 Teammitglieder ausrollen.“