Steiermärkische Gebietskrankenkasse schafft Arbeitsportal für 2500 Benutzer

Die Steiermärkische Gebietskrankenkasse hatte ein bestehendes Portal, das den heutigen Anforderungen in bezug auf Stabilität, Performance und Managebarkeit einfach nicht mehr gerecht wurde. Die STGKK hat sich daher zu dieser Investition entschlossen, weil in einem großen Unternehmen wie der Steiermärkischen Gebietskrankenkasse nicht nur die Inhalte, sondern auch Stabilität und Performance über die Akzeptanz eines Portals entscheiden. Neben den neuen Funktionalitäten hat sie nun auch die Stabilität, die ein effizienter Einsatz eines solchen Portals erfordert.

Stichwort Inhalte. Auch hier hatte die STGKK besonderes vor. Denn die große Herausforderung bestand darin, dem neuen Portal ein einheitliches Design zu verpassen und gleichzeitig genügend Freiheit zu lassen, dass sich zum Teil unabhängig agierende Bereiche wie Leistungsabteilung, Beitragsabteilung, Vertragspartner, etc. im Portalrahmen eigenständig entwickeln können. Um diese Herausforderung zu meistern und organisatorische Fragen rasch auf den Punkt zu bringen, war die Mitwirkung von Connex.cc, Anbieter passgenauer eBusiness Lösungen und Projektpartner der Steirischen Gebietskrankenkassen, besonders hilfreich.

Ein Portal für teamorientiertes Arbeiten
Die Idee war es, ein Portal für alle zu schaffen, das jedoch auch gruppen- bzw. teamorientiert zu nutzen ist. In Zusammenarbeit mit der mii ag und Connex.cc ist nun ein interaktives Arbeitsportal entstanden, das weit über ein bloßes Informationsportal hinausgeht. Letztendlich wurden es 4 Team-Sites und ein globaler, übergeordneter Einstieg für das Gesamtportal, auf der allgemeine, für alle interessante Inhalte abrufbar sind. Entscheidend ist, dass sich die einzelnen Team-Sites nur im Inhalt unterscheiden, nicht jedoch in Aufbau und Struktur. Auf diesen Team-Sites werden Dokumente gemeinsam bearbeitet und archiviert, Aufgaben vorangetrieben, Kontakte verwaltet und Projekte und Termine im gemeinsamen Kalender koordiniert.

Stichwort Zusatzfeatures
Obwohl mii mit diesem Projekt gezeigt hat, was man mit den „Out-of-the-Box“-Features des SharePoint Portal Servers – für Dokumentenbibliothek, Newsbereich, Events, etc. - alles machen kann, waren neben der organisatorischen und kulturellen Einbettung des Portals einige kleinere Anpassungen und Erweiterungen notwendig. Neben der Outlook-Kalender Anzeige im Portal wurde mit dem mii WebTree ein wichtiges eigenentwickeltes Navigations- und Strukturierungswerkzeug integriert.

Dazu Bernhard Obernosterer, Business Consultant und Head der Abteilung Systems Engineering bei der mii ag: „Mit dem WebTree schaffen wir einen einheitlichen Zugang zu unstrukturierten Daten und damit einen wesentlichen Beitrag zum einfachen Management von verteilten Informationsbeständen. Und zwar so, wie der Benutzer es gewohnt ist – in einer aus dem Windows Explorer vertrauten, mitunter sehr weit und tief verzweigten Baumstruktur. Neben der Suchfunktion, die der neue Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (SPS) bietet, ist dieser WebPart hilfreich, um sich in rasch wachsenden Informationsgebilden zurechtzufinden.“

Doch ein Portal ist nur so gut, wie das Datenhandling dahinter. Und dieses hat wieder unmittelbaren Einfluss auf die Effizienz, mit der Dokumente veröffentlicht und verwaltet werden können. Um andere zentrale Features wie Subskription, Notifizierung, Versionierung, Autorisierung und Kategorisierung der Daten zur Verfügung zu stellen, werden Informationen im SPS gespeichert. Durch die intelligente Verknüpfung dieser Features können Prozesse der Benachrichtigung und der Verteilung von Information nicht nur team- oder themenbasiert, sondern auch ganz einfach nach Dringlichkeitsstufen initiiert werden. Damit ist die optimale Basis für das tägliche Dokumentenmanagement der Informationworker gelegt.