Mit dem neuen Technik-Portal ist der ORF auch intern immer „auf Sendung“

Umso wichtiger ist die zentrale Bereitstellung von Informationen, die die Qualität und Produktivität der täglichen Arbeit optimieren kann. So entstand in der technischen Direktion des ORF 2002 die Idee, sämtliche Technik-relevanten Informationen im Intranet abzubilden. Zunächst wurde eine Intranet-Lösung auf Content-Management-Basis eingeführt. Anfang 2003 wurde schließlich das „Informationsportal der Technischen Direktion“ entwickelt – auf Basis des Microsoft SharePoint Portal Server 2000. Die Migration auf Microsoft SharePoint Portal Server 2003 zu Beginn des Jahres 2004 brachte noch zusätzliche Vorteile für die Teamarbeit mit sich.

mii bietet SharePoint-Know-how und eigenentwickelte Add-Ons
Als Beratungspartner für das strategische Projekt wählte Direktor Andreas Gall die mii AG aus. „mii verfügt über langjährige Erfahrung und technische Kompetenz bei SPS-Lösungen und konnte uns auch nützliche Eigenentwicklungen wie Webparts oder das Navigationswerkzeug „mii Webtree“ ergänzend anbieten“, begründet Andreas Gall seine Entscheidung. Konkret arbeitet die mii AG seit 1998 mit der Microsoft-SharePoint-Portal-Technologie und konnte neben technischem Wissen auch organisatorische Inputs im Rahmen des ORF-Projektes liefern. „Wir waren für die gesamte technische Implementierung verantwortlich und unterstützten das ORF-Projektteam bei der Strukturierung und Organisation der Inhalte“, erklärt mii-Projektleiter Mag. Bernhard Obernosterer.

Portal-Technologie versus Content Management: Der Erfolg steckt im Detail
Der Unterschied der neuen SPS-Lösung im Vergleich zur Content-Management-Variante liegt in der hohen Benutzerfreundlichkeit und den Funktionen: „Vor Einführung der neuen Lösung, gab es keine einheitliche Technik-Startseite. Eine Anzeige von Neuerungen oder Änderungen, sowie eine quellenübergreifende Suche nach Inhalten waren nicht möglich – ein besonders wichtiger Punkt, da die Technik-Daten in verschiedenen Systemen wie Datenbanken, File- oder Messagingsystemen abgelegt sind“, erklärt der zuständige Portal-Mitarbeiter in der ORF-Technik, Georg Koder, der gemeinsam mit Kollegin Christa Benisek zentral die Inhalte pflegt.

Das neue Informationsportal der Technischen Direktion basiert auf Microsoft Windows Server 2003 mit den integrierten Windows SharePoint Services sowie auf dem Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Ausgewählt wurde das Microsoft-Produkt aufgrund seiner guten Integrierbarkeit in die bestehende EDV-Landschaft. Zudem war die SharePoint-Technologie auch einigen Technikern des ORFs gut bekannt und wurde daher auch intern befürwortet. „Unser neues Portal erlaubt, dezentral gespeicherte Informationen verschiedener Nutzergruppen über eine einheitliche Oberfläche darzustellen und ist damit die perfekte Grundlage für die langfristige Schaffung einer lebendig wachsenden Knowledge-Base“, so Koder.

Tausende Dokumente, eine Oberfläche: die Volltextsuche macht es möglich
Die neue Lösung bietet eine Vielzahl von anwenderfreundlichen Funktionen: eine Volltextsuche über das gesamte Portal, eine direkte Suche im internen Telefonbuch, Headlines zur Ankündigung wichtiger Themen, zwei Webparts die unter dem Namen „News & Changed“ die neuen oder zuletzt geänderten Dokumente im Portal anzeigen und nicht zuletzt das von mii entwickelte Navigationswerkzeug namens Web-Tree. Inhaltlich finden die Mitarbeiter nun so ziemlich alles, was sie für die Unterstützung ihrer Arbeit brauchen und was sie darüber hinaus noch interessiert. Rund 15.000 Dokumente sind derzeit erfasst, von Bauplänen über neueste Projektberichte bis zu Fachbeiträgen von Messen und Events – die Anlagen- und Gerätedokumentation nicht eingerechnet. Unter dem Titel „Who is Who“ finden sich Informationen über die Mitarbeiter der ORF-Technik. Und eine weitere Rubrik bietet praktische Tipps und witzige Sprüche.

Hohe Akzeptanz durch individuelle Nutzung
„Das Portal wird vom Team angenommen. Die Reaktionen der Mitarbeiter sind durchwegs positiv“, berichtet Georg Koder aus der Praxis. Im Juni 2005 wurden rund 2.000 Zugriffe auf das technische Portal registriert. Eine Besonderheit ist auch die Anpassung angezeigter Inhalten auf Benutzergruppen. Manager sehen im News & Changed-Webpart andere Inputs als Techniker – je nach Interessenslage. Einen weiteren großen Schritt in Richtung individuelle Nutzung durch Gruppen und Teams brachte die Migration auf Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Erster begeisterter Anwender ist die Abteilung Projekt- und Beziehungsmanagement. Das Team nutzt die im Portal integrierten Teamsites für die Verwaltung des gemeinsamen Terminkalenders, von Aktivitätenlisten und Dokumenten. Über die Versionierung von Dokumenten lässt sich die Historie verfolgen und interessante Projektergebnisse können schließlich der Allgemeinheit durch Übernahme in das Hauptportal zur Verfügung gestellt werden.

Förderung der Teamarbeit
Direktor Andreas Gall sieht eine ganze Reihe von wesentlichen Vorteilen, die das neue Informationsportal der Technischen Direktion bietet: „Zum einen wird die Produktivität in der täglichen Arbeit gesteigert, durch raschen Zugriff auf bereits erarbeitetes und vorhandenes Fachwissen. Zum anderen wird auch die Teamarbeit untereinander gefördert, durch Transparentmachen der individuellen Leistungen und aufgrund der schnell verfügbaren Informationen über die Mitarbeiterschaft in der Rubrik „Who is Who“, argumentiert Gall. Langfristig können sogar Messebesuche eingespart werden, wenn das Portal ausreichend technische News aus den einzelnen Fachbereichen liefert. Dies soll künftig noch stärker durch vermehrtes Einbinden von Experten-Statements etwa im Rahmen eines Diskussions-Forums gefördert werden. Schnelles Einarbeiten neuer Mitarbeiter, eine ständige Qualitätssicherung durch Verfügbarkeit von Best-Practice-Methoden und schließlich eine gewaltige Verbesserung in der internen Kommunikation sind die Vorteile. Andreas Gall sieht die Zukunft in der Teamarbeit: „Wir sind begeistert von den neuen Möglichkeiten in der Teamarbeit. Schrittweise sollen auch für die anderen Technik-Abteilungen eigene Teamsites kreiert werden.“