Digitaler Denker checkt Firmenkodex

Verstöße gegen das Kartellrecht widersprechen der unternehmerischen Ethik eines weltweit tätigen Konzerns. Davon abgesehen, werden sie international mit schmerzhaft hohen Geldstrafen belegt. Es lohnt daher in mehrfacher Hinsicht, vorbeugend tätig zu werden. Ein in Österreich ansässiges Unternehmen mit 18.000 Beschäftigten erarbeitete gemeinsam mit der mii GmbH ein intelligentes Werkzeug zur Verhinderung eines solchen Szenarios.

Vorbildliche Firmenregeln sehen in diesem Konzern vor, dass jeder Kontakt mit einem Mitbewerber bereits im Vorfeld vom verantwortlichen Compliance Officer (CO) genehmigt werden muss. Klingt einfach, stellt aber eine enorme Herausforderung dar, wenn man in jedem Erdteil Hunderte Unternehmensbereiche koordinieren muss. Die IT-Abteilung fragte beim langjährigen, bewährten Partner mii an: „Wir brauchen ein einfach handhabbares, professionelles Portal.“
 
Mathias Florian, mii-Spezialist für vife und ungewöhnliche Lösungen, überzeugte den Kunden mit diesem Lösungsweg: Über ein im Intranet bereitgestelltes Formular erfasst der Mitarbeiter den Kontakt. Beispielsweise, dass er sich, weil eine Maschine defekt ist, bei einem im Mitbewerb stehenden Unternehmen kurzfristig ein Gerät ausleihen möchte. Kartellrichter könnten das, ist es nicht dokumentiert, bereits als Absprache mißverstehen. Über ein intelligentes User-Rolemanagement, in dem die hierarchischen Funktionen des Unternehmens abgebildet sind, wird ermittelt, welcher der COs in dem weitverzweigten Unternehmen für den Mitarbeiter zuständig ist. An ihn wird der entsprechende Antrag automatisch weitergeleitet. Auf gleichem Weg erfolgt die Verständigung des Antragstellers über die Erledigung. In den folgenden Wochen erinnert ihn ein automatischer Reminder so lange daran, dass er über den Inhalt des Treffens berichten muss, bis er diesen Report abgeliefert hat.

Der lückenlosen Dokumentation von Kontakten, die nicht im Vorhinein bekannt sind, dient der AdHoc-Bericht. „Mit dem Nachweis, alles Menschenmögliche zur Verhinderung von Absprachen zu tun, können im Worst Case drastische Strafen deutlich reduziert werden“, erläutert Mathias Florian, weshalb sich der Aufwand für ein Unternehmen auf jeden Fall rechnet.

Vorbeugung ist auch das Ziel des in das Portal integrierten E-Learning-Moduls. Einmal jährlich durchlaufen von ihren Führungskräften ausgewählte Relevent Employees (RE) solche Trainings. Die Einladung zur Teilnahme erfolgt per Mail. Das Tool hält den jeweiligen Verlauf bis zum erfolgreichen Abschluss fest. Reports geben einen schnellen Überblick, wer welchen Test mit welchem Ergebnis durchlaufen hat.

Daran misst mii die Qualität eines von ihr gelieferten Produktes: Können Menschen, deren Alltag nicht durch die IT bestimmt ist, schnell und ohne aufwändige Einschulung mit dem Werkzeug umgehen? „Auch in diesem Fall, dem bisher wohl größten Projekt in der mii-Geschichte“, resümiert Mathias Florian, „ist es uns offensichtlich sehr gut gelungen, für eine komplexe, leistungsfähige Anwendung eine einfach anwendbare Lösung zu finden!“