ÖBB und mii: Zwei Lokomotiven schaffen jeden Berg

In gerade einmal drei Monaten einen Cluster mit höchster Verfügbarkeit einrichten? Ein topmodernes Kommunikationssystem zur Verfügung stellen, in das 20.000 bestehende Mailboxen eingebunden werden? Mit einem Miniteam von gerade einmal acht Mann hoch, die ganz nebenbei den regulären Betrieb aufrecht erhalten? Das Ganze praktisch fehlerfrei? Genau diese herausragende Leistung hat ein Team der ÖBB Dienstleistungs GmbH gemeinsam mit mii-Experten vollbracht.

„Erfolg stellt sich ein, wenn man mehr tut als nötig. Und das immer.“ Könnte das Motto jenes Teams von ÖBB und mii sein, das diese rekordverdächtige Umstellung geschafft hat. Ausgangsbasis bildeten sechs singuläre Exchange Server, die 20.000 Mailboxen beherbergten. Die gewünschte neue Gesamtlösung definierte die ÖBB lapidar: zeitgemäß und ausfallsicher über zwei Standorte, die ca. 10 Kilometer entfernt sind. Eingebettet in eine komplett neue Serverlandschaft sollte sie sein, komplettiert durch eine flotte, einfach handhabbare Backuplösung mit SnapShot-Technologie. Nach intensiver Planung stand – nein, nicht ein komfortables Jahr zur Verfügung. Gerade einmal drei heiße Monate. Bei solchen Rahmenbedingungen schluckt man als IT-Leiter vermutlich erst mal. Gerald Wagner, der Projektleiter bei der ÖBB Dienstleistungs GmbH, hat keine Sekunde gezögert. Obwohl er, wenn er sich über die Erfahrungen anderer Firmen anhören möchte, über die österreichischen Grenzen hinausschauen muss, um Unternehmen mit ähnlicher Größenordnung ausfindig zu machen. Das Risiko ließ sich einfach beschreiben: „Exchange ist eines der absolut wichtigsten Kommunikationsmedien in unserem Konzern. Passieren darf uns nichts!“

Arbeiten bis zum Umfallen
Gemeinsam mit Alexander Res, dem Projektleiter des langjährigen ÖBB-Partners mii, bereitete sich das Team minutiös vor. Mitte Dezember stand mit dem Verschieben der ersten Mailbox der wichtigste Härtetest auf dem Programm. 1.000 User wurden in das neue System migriert. Danach bis zum Heiligen Abend täglich 1000 weitere. Weihnachten gab Wagner allen frei: „Unsere Leute haben fast Tag und Nacht gearbeitet“, schildert er. Betriebsstellen, die rund um die Uhr besetzt sind, wie Verkehrsleitzentrale oder Notfallleitstelle, stellte Gerald Wagner persönlich um. Das gigantische Projekt lief von Anfang an wie am Schnürchen. „Unsere Hotline, auf einen Ansturm vorbereitet, verzeichnete nach den ersten 5.000 Umstellungen gerade einmal 18 Tickets“, freut sich Wagner noch heute. Zurückhaltung, ja Skepsis der Belegschaft angesichts der Schwere der Aufgabe hatten ihm naturgemäß Sorgen bereitet. Umso größer die Erleichterung, als sich schon am Morgen nach der ersten Umstellung abzeichnete: Perfekt vorbereitet - es könnte alles gut gehen!

Alexander Res weiß um das Geheimnis, weshalb das eingeschworene Team diese Glanzleistung vollbringen konnte: „Echte Teambildung mit einer sehr gut gepflegten Kommunikationsstruktur und –kultur. Check aller Systeme nach bis ins kleinste Detail ausgetüftelten Checklisten, die wir sorgfältig ergänzt haben. Anwendung standardisierter Skripte. Mehrfache Qualitätskontrollen. Den Abschluss bildete ein Desaster Test, in dem wir ein Recovery vollständig durchgespielt und optimiert haben. Wir können sicher sein, dass die ÖBB ihr System innerhalb von zwei bis drei Stunden wieder zum Laufen bringt.“ Worauf er besonders stolz ist: „Dass wir es wirklich geschafft haben, unter diesem enormen Zeitdruck ohne Probleme zu arbeiten. Und auf den persönlichen Einsatz jedes Einzelnen.“ Mehr tun als nötig eben. Und das immer.