Die coole Toolbox der bauMax-Profis

„Dinge einfach zu gestalten ist schwer.“ Ein harmlos scheinender Ausspruch eines unbekannten Verfassers. Doch bringt er die gebündelten Herausforderungen an moderne Software haarscharf auf den Punkt. Nämlich eine Vielfalt an Lösungswegen in eine Oberfläche zu gießen, die leicht erlern- und anwendbar ist. „Es gelingt nur durch Nachdenken, Planung und harte Arbeit“, endet der Autor lapidar. Diese Tugenden praktisch anwendend, hat sich das österreichische Paradeunternehmen bauMax das „MarktInformationsSystem“ MAIS gebaut, basierend auf Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). Kaum eingeführt, wird das neue Tool bei den MitarbeiterInnen als Unterstützung  und nicht als zusätzliche Belastung angesehen.

„Super!“ „Echt toll!“ IT-SpezialistInnen werden bekanntlich nicht gerade verwöhnt mit herzerfrischendem Applaus und Lob. Wenn sich Anwender also für eine neue Software bedanken, muss es sich um ein sehr gutes Produkt handeln. MAIS, das neue bauMax-Mehrzwecktool, ist ganz offenkundig ein solch begeisterndes Werkzeug.

Fein planen
Wie handhabt man beispielsweise, länderübergreifend, in einer ständig wachsenden Zahl von Sprachen, Ereignisse wie diese: Ein Produkt hat einen falschen Preis. An wen muss man sich wenden? Wie erfolgt die weitere Bearbeitung? Wo kann man mit einem Blick ersehen, dass alles erledigt wurde – oder wird gar automatisch verständigt? Kurzum: wie findet ein Marktmitarbeiter schnell die richtige Ansprechperson in der Zentrale? Umgekehrt gilt aber genauso: Wie verteilt man effektiv und treffsicher die Tausenden wichtigen Informationen in die derzeit 136 Märkte in acht Ländern? Unzählige Fragestellungen, die bisher vorwiegend in Excel-Formularen verwaltet wurden. „Manchmal sind dabei Felder verloren gegangen, oder es wurden alte Formulare verwendet, weil die neuen noch nicht in alle Sprachen übersetzt waren“, denkt bauMax-Projektleiter Alexander Winter an diese Zeiten zurück. Klar, dass entsprechend viele Mails verschickt wurden. Auch klar, dass die Mailboxen aus allen Nähten platzten, eine ständige Sorge der EDV-Verantwortlichen. „In der Dispo beispielsweise sind täglich bis zu 800 Mails eingetroffen“, verdeutlicht er die Dimensionen.

Zupackend arbeiten
Wie ihre Kunden, die aus einem leeren Blatt Papier das Haus ihrer Träume errichten werden, machten sich die bauMax-Spezialisten mit Geduld und Energie, Phantasie und anpackendem Elan ans Werk. Als kundige Begleiter wählten sie die erfahrenen Software-Architekten der mii ag mit Mathias Florian als Bauleiter. Nach allen Regeln ihrer Kunst planten, organisierten und zimmerten die Teams. Zuerst Keller und Fundament – den zentralen Speicher für die Fülle an Marktinformationen. Dann die einzelnen Stockwerke. Automatische Identifizierung der AnsprechpartnerInnen. Die Definition aller möglichen Fragestellungen und deren schnelle Auflösung mit Hilfe des Werkzeugs. „Wir bilden die Aufgaben in Infopath-Formularen ab“, erklärt Mathias Florian. „Die zuständige Stelle wird hinterlegt. Damit kann ein Workflow gestartet werden, die Person bekommt eine Aufgabe zugewiesen. Wir machen transparent, wann sie gelesen, akzeptiert, erledigt wurde. Oder, falls nicht, wie die Eskalation erfolgt.“ Schließlich das Dach, unter dem alle Sprachen des Konzerns ihren Platz finden. Auch in kyrillischer Schrift - schließlich ist das für Bulgarien wichtig. „Kein Problem für die mii“, sagt Alexander Winter.

Dann war er da, der wichtige Moment für alle Häuslbauer: die Firstfeier. Der entscheidende Test, wenn die späteren Bewohner, im Fall der Software die User, zum ersten Mal das Haus betreten. Neugierig ihre Blicke schweifen lassen, die Wände abklopfen, Raum für Raum kritisch begutachten. “Ein wenig Ungewissheit bleibt immer”, beschreibt Alexander Winter diesen Moment: „Wie reagieren die Leute?“ Im Fall von MAIS mit einhelligem Votum: „Es ist einfach. Es ist selbsterklärend. Es ist schnell. Funktioniert wie versprochen.“

Die erstmalige Zusammenarbeit mit mii hat bauMax-Projekteiter Winter sehr positiv erlebt. Deren breite Erfahrung mit Sharepoint machte sich bezahlt. „Wir haben, was sehr selten ist, ein fertiges System bekommen.“ Dazu die feinen, kleinen Unterschiede. Dass Mathias Florian die Vorteile aus der ursprünglichen Lösung sorgfältig studierte und implementierte. Die Handschlagqualität. Die Flexibilität. Und dass tatsächlich gilt, was oft nur hingesagt ist: „Einfach anrufen, wenn’s wo hakt!“ Ein Unternehmen wie bauMax, das seinen Kunden ein verlässlicher, kompetenter Partner ist, fühlt sich eben auch selbst bei verlässlichen Partnern wie mii am besten aufgehoben.